一瞬で相手に伝わるメールの書き方

制作ストーリー
とも
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こんにちは、デザイナーのともです。

だんだん暖かくなってきました。春ですね!

新社会人の方や新しい職場での勤務がはじまるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

テレワークを導入する企業が増え、以前よりも「テキストコミュニケーション」が増えた印象があります。今後、テキストコミュニケーションは重要な手段になってきます。

テキストコミュニケーションの中でもメールは特に頻繁に扱うツールですが、みなさん一度はメールの作り方で悩んだ経験があるのではないでしょうか?

今回は相手に一瞬で伝わるメールの作り方について執筆します!

はじめに

この記事はメールにおいてのビジネスマナーをお伝えする記事ではなく、相手に伝わりやすいメールをつくるための方法の記事になります。

今回は実体験のなかでわかりにくいなぁ、と思った依頼メールを参考に改善点やポイントを伝えていきたいと思っています。

こんなメールは読みにくい

まずはこのメールの文章を見てください。

みなさんこのメールを見た時に感じた感情はなんでしょうか?私は以下のような気持ちになりました。

  • 見づらい
  • 要点はどこだろう
  • 何が伝えたいのだろう
  • 自分が確認すべきところはどこか

内容は依頼メールで嬉しいはずなのに、読むことに対して少しストレスを感じてしまいました。

全ての文字を読まないと自分が知りたい情報を見つけることができない構成になっているからです。

読み手にストレスをかけてしまうということは取引をしていく上でトラブルにつながらないか、という不安にも繋がってしまいます。

つまり、メールは自分が書きたいように書くものではなく相手が「読みやすい」メールを作る必要があるのです。

伝わりやすいメールの作り方

「伝わりやすさ」とはどのような状態を指すのでしょうか?結論からお伝えします。

伝わりやすさとは、一瞬で見てわかること

つまりメールは相手が見て一瞬でわかるように作る必要があります。

まずは先程のメールを伝わりやすいメールに添削してみました。

挨拶文と相手に見て欲しい項目を分け、整理しました。すべて文章で書く必要はありません。視覚的に伝わりやすくすることが大切です。

メールを作るときのポイント

  • 挨拶文と伝えたい項目を明確に分ける
  • 括弧(【】、『』)を駆使する
  • 番号やアルファベットをふる
  • 項目の部分は箇条書きを使う

メールを読んでもらうという行為は相手に時間を使ってもらうということです。

読み手に伝えたい情報と読み手が知りたい情報をできるだけ端的に短い文章で伝えることがポイントです。

メールもデザインである

デザインと書くと大袈裟かもしれませんが、メールの本文もデザインしていく時代だと思っています。

テキストコミュニケーションが主流になりつつある社会のなかで相手にわかりやすく伝えるスキルは仕事のトラブル防止や相手の信頼を得ることに繋がってきます。

円滑に仕事を進められることは自分にとっても相手にとってもメリットになります。

まとめ

メールは自分の意思をつたえるものですが、相手に伝わなければ意味がありません。

うまく伝えることができればメールはストレスなく円滑にやりとりができる便利なツールですので、一方通行の文章を書くのではなく、見る側の気持ちも考えながら作成してみてください。

デザインもメールも思いやりが大切です。

とも

春は新しい出会いや経験がたくさん待っています!

この記事が仕事の効率化、信頼につながるきっかけになれば嬉しいです!

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とも

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グラフィックデザイナー/イラストレーター/Webデザイナー/動画クリエイター

とも
グラフィックデザイナー/イラストレーター/Webデザイナー/動画クリエイター

ともに寄り添い、挑み続ける。をミッションとし、デザイナー・イラストレーターとして活動しています。 お客様と一緒にクリエイティブを作り上げることを大切にしています。動物が大好きです。好きな言葉は「温故知新」!

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